Himpunan Data Dalam BK

1.         Pengertian himpunan data

Data adalah gambaran atau keterangan tentang ada atau keadaan tertentu. Layanan Himpunan Data adalah upaya Konselor untuk menghimpun, digolong-golongkan dan dikemas dalam betuk tertentu.

Himpunan data mencakup semua usaha untuk memperoleh data tentang siswa, menganalisis dan menafsirkan data, serta menyimpan data itu. (Winkel, 2005:253 ). Prayitno, dkk (1997) menyatakan, bahwa salah satu di antara tugas guru pembimbing adalah melaksanakan segenap program kegiatan pendukung, sedangkan himpunan data merupakan bagian dari kegiatan pendukung. Kegiatan penyelenggaraan himpunan data menurut Prayitno ( 2004:18 ) meliputi perencanaan, pelaksanaan , evaluasi dan laporan.

Himpunan data adalah kegiatan untuk menghimpun seluruh data dan keterangan yang relevan dengan keperluan pengembangan peserta didik. Himpunan data diselenggarakan secara berkelanjutan, sistematik, komprehensif, terpadu dan sifatnya tertutup.

Jadi himpunan data merupakan kegiatan pendukung dalam kegiatan bimbingan konseling yang meliputi perencanaan, pelaksanaan , evaluasi dan laporan.

2.         Tujuan penggunaan  himpuanan data

a.    Umum

Menyediakan data dalam  kualitas yang baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan konseling sesuai dengan kebutuhan sasaran layanan.

b.    Khusus

Didominasi oleh fungsi pemahaman terhadap individu yang datanya  dihimpun. Ini akan mewujudkan fungsi pencegahan dan dapat pula fungsi pengentasan terhadap  masalah individu. Lebih jauh, himpunan data ini dapat dijadikan  bahan dalam melaksanakan fungsi pengembangan dan  pemeliharaan dan dapatjuga digunakan dalam melindungi hak-hak individu yang sedang mengalami masalah HAM. 

3.         Komponen  himpuanan data

a.      Jenis data

Penyelenggaraan himpunan data atau biasa disebut HD menyangkut 3 komponen pokok, yaitu :

1.        Jenis Data

Pada dasarnya jenis data yang terhimpun di dalam HD tidak dibatasi. Oleh karena itu, jenisnya bermacam-macam sesuai dengan proyeksi variasi kebutuhan mereka yang dilayani melalui program pelayanan konseling. Dari sekian banyak data yang volume dan jenis dapat ters berkembang dikenal tiga pengelompokan data, yaitu :

a.    Data Pribadi

Semua data yang bersangkut paut dengan pribadi seseorang disebut data pribadi, meliputi :

1)   Identitas pribadi : nama, gelar, tempat dan tanggal lahir, alamat, kewarganegaraan, agama

2)   Kondisi fisik dan kesehatan

3)   Potensi diri : kemampuan dasar, bakat, minat dan kecenderungan pribadi, cita-cita

4)   Hasil karya

5)   Status dan kondisi keluarga

6)   Status dan kondisi pekerjaan atau karir

7)   Kondisi kehidupan sehari-hari dan permasalahannya

Muatan data pribadi diatas ada yang bersifat statis (yaitu kenyataan atau kondisi yang relative tidak berubah) dan yang bersifat dinamis (yaitu kenyataan atau kondisi yang mudah berubah0. sifat data yang statis dan dinamis itu sangat mempengaruhi dinamika penyelenggaraan dan pengembangan HD. Data statis teru-menerus tetap dipertahankan, sedangkan data dinamis harus selalu disesuaikan dengan kondisi aktualnya.

b.   Data Kelompok

Data kelompok, yaitu data yang mengenai sekelompok individu (dalam jumlah yang terbatas). Data ini menyangkut misalnya, hubungan sosial antar individu dalam kelompok, kondisi kebersamaan dan kerjasama mereka, hasil perhitungan statistik tentang diri mereka. Dari data kelompok, mungkin ada yang dapat dipetik sebagai data pribadi dan pindahkan ke kelompok data pribadi. Sebaliknya data pribadi yang sejalan dapat dikelompokkan dan diletakkan pada bagian data kelompok.

c.    Data Umum

Data umum, yaitu data yang tidak mengenai diri seseorang dan tidak pula berkenaan dengan kelompok (terbatas) individu tertentu. Data umum berasal dari luar diri pribadi atau kelompok. Data ini berbicara tentang hal-hal yang bersifat umum, mengenai fakta atau keterangan tentang hal-hal yang bersifat umum, mengenai fakta atau keterangan tentang apa saja yang dapat diakses oleh siapa saja. Data umum ini dapat berbentuk buku, kumpulan leaflet, informasi karir dan pendidikan, data tentang lingkungan yang lebih luas. Bahan-bahan ensiklopedia, pedoman dan panduan umum atau khusus, sumber informasi dan latihan dan sebagainya.

2.        Bentuk himpunan data

Semua data yang terhimpun di dalam HD berupa rekaman: tulisan, angka, gambar pada lembaran  kertas, slide, film serta rekaman audio dan video. Semua rekaman itu dapat terhimpun secara menyeluruh dalam bentuk :

1)        Buku data pribadi

2)        Himpunan  lembaran dengan format  khusus

3)        Kumpulan data kelompok dan laporan kegiatan

4)        Program computer

5)        Kumpulan data umum

3.        Penyelenggara himpunan data

Konselor sebagai penyelenggara Himpunan data memiliki fungsi:

1)        Menghimpun data

Konselor menghimpun semua jenis data dari berbagai sumber :

a)         Data pribadi, terutama dari individu-individu yang menjadi tanggungjawab Konselor dalam pelayanan konseling. Dalam hal ini seluruh spektrum data pribadi pokok perlu dikumpulkan.

b)        Data kelompok, terutama dari kelompok-kelompok individu yang menjadi tanggungjawab Konselor dalam pelayanan konseling. Dalam hal ini data hubungan sosial dan data dalam format-format statistic perlu dikumpulkan.

c)         Data umum, terutama dari berbagai sumber yang secara prospektif perlu diakses oleh individu yang menjadi tanggungjawab Konselor dalam layanan konseling. Dalam hal ini data berkenaan dengan pengembangan wawasan, ilmu pengetahuan, aspirasi dan sikap, serta pengubahan tingkahlaku perlu dikumpulkan.

Pengumpulan berbagai data tersebut di atas dilakukan melalui kegiatan AI (aplikasi instrumentasi) baik langsung oleh Konselor sendiri atau melalui kerjasama dengan pihak-pihak lain. Data yang diperoleh kemudian dihimpun dalam bentuk-bentuk yang sesuai.

2)        Mengembangkan data

Data yang terhimpun dalam HD bersifat 5L : langsung, luas, lugas, luwes dan lancar

3)        Menggunakan data

Adalah mubadzir, membuang-buang waktu, tenaga, biaya dan fasilitas lainnya apabila HD diadakan, tetapi tidak digunakan. Isi HD merupakan kekayaan yang amat berguna untuk menyukseskan pelayanan konseling. Kegunaan itu terutama dalam:

a)    Perencanaan Pelayanan

Menetapkan klien atau peserta layanan, mengarahkan isi pokok layanan, mengarahkan jenis dan format layanan dan kegiatan pendukung layanan.

b)   Isi Layanan

Ketika layanan berlangsung data dari HD dapat dibuka dan dimanfaatkan dan data dari HD dapat memberikan pertimbangan ataupun arah untuk pelaksanaan tindak lanjut layanan yang telah dilaksanakan.

c)    Laporan Kegiatan Layanan

Pelayanan konseling yang komprehensif dan berkelanjutan dapat memanfaatkan berbagai kegiatan layanan yang pernah dilakukan terhadap individu tertentu atau kelompok-kalompok individu yang laporan kegiatannya terdapat dalam HD.

4.         Operasionalisasi Penyelengaraan Himpunan Data

Menurut (Prayitno, 2004:18 ) operasionalisasi kegiatan himpunan data meliputi

1)        Perencanaan

Menetapkan jenis dan klasifikasi data serta sumber-sumbernya, menetapkan  bentuk himpunan data, menetapkan dan manata fasilitas, menetapkan mekanisme pengisian, pemeliharaan dan penggunaan serta menyiapkan kelengkapan administrative.

2)        Pelaksanaan

Memetik dan memasukkan ke dalam himpunan data sesuai dengan klasifikasi ,memanfaatkan data,memelihara dan mengembangkan himpunan data.

3)        Evaluasi dan Analisis

Mengkaji evisiensi sistematika dan penggunaan fasilitas  yang digunakan, memerikasa kelengkapan, keakuratan, keaktualan dan kemanfaatan himpuana data, serta melaksanakan analisis terhadap hasil evaluasi berkenaan dengan kelengkapan, keakuratan, keaktualan, kemanfaatan dan efisiensi penyelenggaraannya.

4)         Laporan, mencakup kegiatan:

Menyusun laporan kegiatan himpunan data, menyampaikan laporan kepada pihak terkait dan mendokumentasikan laporan

5)        Hambatan

Hambatan-hambatan dalam penyelenggaraan kegiatan himpunan data dapat dibagi menjadi dua yaitu hambatan yang berasal dari konselor sekolah (hambatan internal) dan hambatan yang berasal selain dari konselor (hambatan eksternal).

a.         Hambatan Internal

1)        Konselor yang bukan berasal dari jurusan BK

2)        Kurangnya kompetensi yang dimiliki oleh konselor

3)        Kurangnya profesionalitas konselor

4)        Kurangnya waktu yang dimiliki konselor untuk menyelenggarakan kegiatan himpunan data

5)        Kurangnya materi yang dimiliki konselor untuk menyelenggarakan kegiatan himpunan data.

b.        Hambatan Eksternal

1)        Kurangnya penggunaan teknologi dalam penyelenggaraan himpunan data.

2)        Kurangnya dokumentasi laporan yang dilakukan oleh konselor

3)        Sarana dan prasarana yang kurang mendukung.

5.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan himpunan data dan pemanfaatannya secara optimal

a.         Materi himpunan data yang baik (akurat dan lengkap) sangat berguna untuk memberikan gambaran yang tepat tentang individu.

b.        Data tentang individu bersifat dimanis. Data lama yang sudah tidak ada sangkut-pautnya lagi dengan kepentingan perkembangan kehidupan individu tak perlu dipertahankan lagi. Karena kumpulan data itu  diadakan untuk kepentingan individu yang bersangkutan, bukan kepentingan orang lain. Data yang dikumpulkan itu hendaknya mampu mendukung program-program pengembangan dan pencapaian tujuan-tujuan individu yang bersangkutan.

c.         Data yang terkumpul disusun dalam format yang teratur dan rapi, sehingga memudahkan pemasukan data baru dan penanggalan data lama, serta memudahkan pengambilan data tertentu untuk dipergunakan dan pengembaliannya.

d.        Data dalam himpunan itu pada dasarnya bersifat rahasia. Konselor wajib menyimpan dan memelihara segenap data itu sehingga kerahasiaan yang ada di dalamnya benar-benar terjamin.

e.         Kegiatan yang menyangkut himpunan hanyalah sebagai penunjang. Untuk itu diharapkan agar kegiatan penunjang itu tidak mengalahkan penyelenggaraan tugas utama konselor.

6.        Pendekatan dan Tehnik Himpunan data

a.    Aplikasi intrumentasi

b.    Penyusunan dan penyimpanan data

c.    Penggunaan perangkat computer

d.   Tenaga administrasi